La facture électronique ou e-facture est une facture éditée au format numérique qui remplace la facture papier, à condition d’être en conformité avec les exigences légales et fiscales mises en place. Elle est au cœur des enjeux de la dématérialisation des entreprises, car elle procure de nombreux avantages, comme l’accélération de traitement et des gains financiers. De 2013, la loi française s’est assouplie, pour être valide les e-factures au format PDF ne sont plus obligatoirement obligé d’être accompagné d’une signature électronique. Cependant, elle reste tout de même très sollicitée et appréciée, car c’est un système pouvant accélérer votre processus de signature, mais qui sécurise également la comptabilité de votre entreprise.
La facture électronique, règles applicables et obligations
Pour qu’une facture puisse être en format électronique, il faut pouvoir garantir l’authenticité de son origine, la bonne visibilité et l’intégrité de son contenu. Pour cela, l’entreprise dispose de diverses solutions qui sont les suivantes :
– L’utilisation de la signature électronique
– L’utilisation des transferts de données informatisées (EDI)
– La piste d’audit fiable (PAF)
Jusqu’à présent les entreprises qui étaient concernées par l’obligation de produire des factures électroniques été les entreprises intermédiaires. Depuis 2019, ce sont les petites et les moyennes entreprises, et depuis 2020, les micros entreprises, sont progressivement elles-aussi obligées d’envoyer et de recevoir des factures électroniques. Si vous souhaitez avoir davantage d’informations sur le sujet, nous vous invitons à clique ici afin de découvrir notre article sur l’obligation de la facture électronique en France.
Quels sont les avantages de la digitalisation des factures ?
Gagner du temps et améliorer la relation client
À partir du moment où vous recevez une demande d’un prospect, une course à la montre est alors lancée. Il va s’agir pour l’entreprise d’éditer un devis, le plus rapidement possible, de façon claire, précise et professionnelle. Pour cela, il est recommandé d’utiliser un logiciel de facturation, vous observerez le temps gagner aussi bien dans l’édition, l’envoi, et la sauvegarde de vos documents. Du temps gagner pour vous, mais également pour votre client, grâce aux différentes fonctionnalités qui vous seront proposées, nombreuses sont celles qui faciliteront les démarches pour votre client, il sera donc davantage satisfait.
Faire des économies d’argent
Il est important de savoir qu’en moyenne une facture papier coûte un peu moins de 12€ à l’entreprise, de la saison, au paiement, en passant par la validation et terminant par l’archivage et le stockage. Une facture dématérialisée quant à elle revient à environ 3€, il y a certes que quelques euros d’écart, mais multiplié par le nombre de facture que vous éditez au quotidien, cela représente une grande économie.
Obligation d’utilisation
Comme dit précédemment, les factures électroniques vont bientôt être obligatoire pour toutes les entreprises françaises d’ici quelques années, ne vous laissez pas prendre de court et anticiper cette obligation pour maîtriser au mieux ce changement.
Éviter les retards de paiements
Dématérialiser les factures permet de simplifier les envois de documents et de fluidifier les échanges avec les clients, ce qui permet de réduire de 12% les retards de paiement. Si vous possédez un logiciel de facturation, il sera d’autant plus simple de se souvenir et de relancer vos impayés grâce à la relance automatique.
Stoker et sécuriser ses documents
Le grand atout de la dématérialisation des factures réside aussi dans l’archivage.
En effet, les factures dématérialisées sont plus facilement stockables et consultables que celles en papier. Encore une fois, le logiciel de facturation vous permettra de stocker d’archiver, de sauvegarder en toute sécurité et de façon à pouvoir retrouver vos documents simplement.
La signature électronique
La signature électronique est un procédé qui va vous permettre de faire signer un dossier numérique dans un format PDF ou autres, vous avez donc maintenant la possibilité de conclure vos accords à distance. Elle est également encadrée par des lois strictes qui la rende aussi officielle que la signature manuscrite. Elle peut être utilisé pour la plupart de vos documents administratifs comme vos devis, vos factures, vos contrats, etc.
Le procédé est très simple, une fois avoir terminé votre devis, vous l’envoyez par mail avec demande de signature par voie électronique. Votre client reçoit votre mail, clique sur le lien, et en quelques secondes la signature est faite et vous est renvoyé immédiatement. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité sur l’outil de votre choix, que ce soit sur téléphone, ordinateur ou tablette. La signature électronique vous garantit également l’intégrité du document ainsi que l’identification du signataire. Si vous possédez un logiciel de devis facture, il sera beaucoup plus simple et rapide de faire signer vos documents via la plateforme. Il existe des logiciels qui vous permettront de tester cela, en plus de vous offrir la possibilité de gérer votre comptabilité et vos clients, créer des devis et des factures, elle vous permettra de faire signer vos documents gratuitement !
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