La facture électronique est-elle obligatoire ?

Qu’est-ce que la facturation électronique et quels sont les règles applicables ?

Une facture électronique, ou une e-facture, est émise, transmise, reçu et traiter uniquement par voie électronique. Elle doit utiliser un système permettant de garantir l’authenticité, confirmer l’identité de l’émetteur, assurer la bonne visibilité des informations et l’intégrité de son contenu. Pour cela, elle possède quelques règles, pour commencer nous avons :

Les règles applicables à la facturation électronique :

– Utiliser la signature électronique
– Utiliser l’échange de données informatisées pour transmettre les factures
– Utiliser une autre technique que la signature électronique et la version papier pour établir une piste d’audit fiable en cas de contrôle
Les règles applicables à la conservation :
– Les factures éditées sous format électronique doivent être conservées sur dans leur format original durant maximum 6 ans.
– Les informations émises et reçues concernant les factures transmises par échange de données informatisées doivent être conservées dans leur format original pour une durée de 6 ans également.

La facture électronique est-elle devenue obligatoire pour tous ?

C’est depuis 2014 que l’obligation de faire des factures électroniques a commencé, mais cela ne concernant jusqu’alors que les professionnels qui émettent des factures destinées à l’État, aux collectivités territoriales et aux établissements publics. Ce n’est que 3 ans après en 2017, que les grandes entreprises (avec plus de 5000 employés) ont dû être obligé d’utiliser la facture électronique. En 2018, ce sont les entreprises de taille intermédiaire (inférieur à 5000 employés), en 2019, les petites entreprises (maximum 250 employés) et depuis le 1er janvier 2020, se sont les micros-entreprises (moins de 10 salariés) qui sont obligés de passer à la facturation électronique.

Les entreprises privées sont également obligées depuis la loi Macron du 6 aout 2015, d’accepter la réception des factures sous format électronique qui leur sont transmises par d’autres entreprises privées. Le calendrier de mise en place de cette obligation est similaire à celui des entreprises publiques.

Les avantages de la facturation électronique

Il y a aujourd’hui de multiples avantages à l’utilisation de la facture électronique, dans un premier temps, nous allons retrouver l’économie de papier et d’encre, qui fur et à mesure du temps vous apporterons une économie de 50 à 70%. Cette économie est également favorable pour le respect de la planète. Ce qui est avantageux pour vous, l’est également pour votre client. Dans un second temps, vous observerez une diminution de vos délais de paiement et une amélioration de la digitalisation des enregistrements comptables.

Les avantages à utiliser une solution dédiée

Les avantages pour l’entreprise

Nombreux sont les avantages de l’utilisation d’un logiciel de devis facturation, premièrement vous allez pouvoir obtenir un suivi de tous vos documents, vos impayés, vos devis en attente de signature, grâce au tableau de bord. Votre gestion sera alors plus simplifiée. L’édition de vos devis et de vos factures n’aura jamais été aussi simple qu’à présent, les informations de votre entreprise ainsi que les conditions de paiement, etc, ressortiront automatiquement. Envoyer vos devis avec demande de signature électronique, elle vous assurera un retour plus rapide de votre client, ainsi vos travaux pourrons démarrer. Transformer vos devis en facture en un seul clic, vous permettra de gagner du temps, mais également d’éviter les erreurs (oublie d’un article, mauvais calcul de la TVA, etc.). L’envoi des factures et des devis par mail est plus flexible. Découvrez également la possibilité d’éditer des factures d’acomptes et des avoirs, au même titre que les devis et les factures, il sera très simple de les produire. Relancer vos factures par mail en seul clic. Enfin, le logiciel de facturation regroupera toutes vos informations importantes, vous pourrez donc regrouper votre activité sur un même volet. Le logiciel de facturation facilitera la vie et la bonne gestion de votre activité.

Les avantages pour le client

Votre client quant à lui, pourra observer davantage votre professionnalisme, ce qui peut être décisif, lorsque nous savons que les prospects demandent à de nombreux intermédiaires avant de prendre leur décision finale. Recevoir un devis avec une belle mise en page, toutes les bonnes informations nécessaires pour une bonne compréhension sera un point important dans votre démarche. La signature électronique viendra appuyer tout cela, en seulement quelques secondes, il pourra accepter votre offre. Cette fonctionnalité lui évitera également de nombreuses démarches, comme l’impression, la signature, le scan et le revoie par mail.